Ma première semaine – du 13 au 17 avril
Mes challenges pour cette semaine: Découvrir l'entreprise et voir quelles pourraient être mes missions pour les semaines à venir !
Lundi : C’est parti pour ma première journée de stage !
J’arrive au bureau vers 09h30 et suis accueillie par deux de mes collègues : Joanne (ma tutrice) et Jorge. Ils me font visiter les locaux – visite très rapide car il s’agit seulement d’une grande pièce en Open Space avec 8 bureaux, d’une petite salle de réunion, d’un coin cuisine et des toilettes !
A peine installée que ma tutrice me donne déjà une mission : contacter des hôtels pour vérifier les disponibilités pour des futurs groupes. Je m’y attelle directement (ça me prend beaucoup de temps car il y a énormément d’hôtels à contacter).
Ma seconde tâche de la journée est de faire une cotation pour les activités d’un groupe de français arrivant très bientôt en Ecosse.
Pour une première journée, le contact est bien passe mais seulement 2 membres de l’équipe étaient présents.
Du mardi au vendredi : Cette première semaine passe très vite…
Le mardi, j’ai rencontré Keiko et Jayne ; deux autres employées de l’entreprise. Le mercredi, j’ai rencontré Mauro et Pasquale (mon patron). Et vendredi, Farina, la deuxième stagiaire est aussi de retour après un arrêt maladie de 4 jours. Voila donc toute l’équipe au complet !
En ce qui concerne mes tâches, j’aide Joanne, Keiko et Mauro à avancer dans leurs dossiers. J’envoie des mails pour connaitre les disponibilités des hôtels, j’appelle des guides pour voir s’ils peuvent guider les groupes, j’appelle les restaurants pour réserver des repas, je crée des roomings lists, je fais quelques traductions (de l’anglais au français), je mets en forme des programmes…
J’ai aussi eu une mission un peu extraordinaire : je devais réserver des salles de réunion dans les hôtels pour qu’un groupe de brésiliens puisse y célébrer leurs messes (car ils voyagent avec un prêtre et veulent célébrer au moins une messe par jour).
Résumé de mes tâches de la semaine:
- Demande de disponibilités aux hôtels
- Réservation de salles de réunion pour les messes du groupe brésilien
- Rooming lists
- Traductions
- Mise en forme de programmes
Ma deuxième semaine – du 20 au 24 avril
Mon challenge pour cette semaine: Gérer le dossier d'un groupe français toute seule.
Lundi : C’est parti pour une deuxième semaine de travail !
Joanne, ma tutrice, m’a donné une mission importante pour les prochaines semaines : j’ai un dossier pour un groupe Havas Voyages confirmé de 27 personnes à gérer toute seule ! Je dois réserver toutes les activités promises dans le programme, choisir les menus, créer la rooming list, vérifier que tout est bien en ordre dans le dossier, créer et mettre en forme l’itinéraire final… Bref, tout gérer toute seule !
Et, en plus, j’ai été invitée à aller tester une soirée écossaise avec des collègues. Au programme : diner typiquement écossais (avec du haggis !), spectacle de danses et de chants traditionnels et même une initiation au Highland Fling – danse écossaise de la victoire ! Une super soirée entre collègues !
Du mardi au vendredi : Pour le reste de cette semaine, je me suis essentiellement occupée du groupe Havas Voyages mais j’ai aussi fait de petites tâches comme créer des programmes Ecosse et Irlande, remplir un tableau de suivi clients (afin de savoir quels clients ont confirmé et quels clients nous devons relancer) et encore quelques rooming lists.
Résumé de mes tâches de la semaine:
- Découverte du dossier que je vais gérer
- Préparation de l'itinéraire final du groupe
- Réservation des activités
- Rooming lists
- Mise à jour du tableau de suivi clients
Ma troisième semaine – du 27 avril au 1er mai
Mes challenges de la semaine: Continuer à gérer le dossier du groupe français toute seule, travailler sur le nouveau système de réservations de l'entreprise et créer un itinéraire Game of Thrones en Irlande du Nord.
Lundi : Je me demande pourquoi les lundis sont si spéciaux ici à Edimbourg !
Joanne m’a donné un second dossier à gérer mais uniquement pour les repas : un groupe d’étudiants arrivant à Edimbourg le 4 mai et qui a besoin que l’on réserve tous leurs déjeuners. A coté de ça, je continue de m’occuper du groupe Havas Voyages.
Et puis, nouvelle mission encore une fois plutôt originale : je dois créer un programme en français pour un circuit Game of Thrones en Irlande du Nord !
Et, autre surprise : nous sommes invités de nouveau à une inauguration. Mais, cette fois, nous allons à une dégustation dans le plus vieux pub d’Edimbourg (le Sheep Heid Inn). Une très bonne soirée même si je crois que j’ai trop mangé !!
Du mardi au jeudi : Les jours se suivent et se ressemblent tous !
Je continue à mettre à jour mon dossier Havas et fais d’autres petites taches à coté. Jeudi nous avons eu une réunion à propos d’un nouveau système de réservation que l’entreprise va mettre en place. Pour cela, dans les prochains jours je serais amenée à verifier les hôtels déjà rentrés dans le système et a en rajouter d’autres (les plus utilisés par l’entreprise).
Vendredi 1er mai : Ce jour n’est pas férié en Ecosse mais il l’est en Italie. Mon patron étant italien, il a décidé de le célébrer en invitant tout le monde dans un restaurant de tapas, miam ! Et, comme ma sœur venait d’arriver à Edimbourg pour me voir un weekend, il l’a aussi invitée au repas. Très gentil de sa part ! Cette journée est donc passée très vite et c’était très agréable !
Résumé de mes tâches de la semaine:
- Réservation des repas pour un groupe d'étudiants
- Vérification et mise en ligne des hôtels dans le logicel Tourplan
- Création de l'itinéraire Game of Thrones