Ma douzième semaine – du 29 juin au 03 juillet
Mes missions de la semaine : Aider mes collègues à gérer toutes les arrivées des groupes italiens + Tourplan
Du lundi au vendredi: La première semaine de juillet ! Symbole de grandes vacances pour tout le monde mais pour nous c’est le début du grand rush estival…
Cette semaine, je me suis occupée de (comme d’habitude) insérer les groupes voyageant cet été sur Tourplan (le logiciel de réservation et de facturation de l’entreprise).
Mais, cette semaine c’est aussi la première semaine des séries de l’été: chaque semaine, nous aurons un départ. Les voyageurs feront tous le même programme. Il faut donc s’assurer que tous les hôtels, les activités, les bus, les visites soient bien réservés aux bonnes dates et pour le bon nombre de personnes. J’ai donc aidé mes collègues italiens en me chargeant de vérifier les visites et hôtels.
Résumé de mes tâches de la semaine:
- Réponse au téléphone
- Tourplan
- Aide a la gestion des groupes italiens
Ma treizième semaine – du 06 au 11 juillet
Ma mission de la semaine : gérer 6 groupes d’italiens !
Du lundi au vendredi: Cette semaine et pour les semaines a venir, Mauro m’a confié une tache importante: m’occuper de 6 groupes italiens qui vont arriver chaque semaine entre le 19 juillet et le 23 aout. Pour cela, je dois réserver les visites, créer toutes les rooming list, créer les programmes de chaque semaine, communiquer avec notre client… En fait, je m’occupe de la gestion des ces groupes de A à Z (avec bien sur l’aide de Mauro).
A coté de ca, je continue mon travail sur Tourplan.
Samedi : Je travaille un samedi par mois en juillet et en aout. Les samedis sont « réservés » a aider a la gestion des séries de groupes d’italiens.
Ma quatorzième semaine – du 13 au 17 juillet
Ma mission de la semaine : gérer 6 groupes d’italiens et m’occuper du groupe Batista
Du lundi au vendredi: Cette semaine, j’ai un enjeu de taille : le premier groupe d’italiens arrive ce dimanche et je dois donc m’assurer que tout est prêt pour eux. Étant donné que c’est le premier circuit de la série, il annoncera la couleur pour les autres donc tout doit être parfait !
J’ai donc contacté et vérifié avec les hôtels que tout était en ordre. Puis, j’ai réservé toutes les visites : les visites historiques en ligne grâce à un compte entreprise que nous avons avec Historic Scotland (propriétaire de nombreux sites touristiques écossais), les croisières directement en appelant les compagnies et le reste par email. Ensuite, j’ai du m’occuper du dossier pour le guide. Pour cela, j’ai créé l’itinéraire détaillé heure/heure, les vouchers, les «signs» pour les bus et ajouté la fiche de commentaires du guide dans le dossier. Puis, samedi, mon collègue Mauro le remettra au guide avant le début du circuit dimanche.
Ma quinzième semaine – du 20 au 24 juillet
Ma mission de la semaine : gérer 6 groupes d’italiens et m’occuper du groupe Batista
Du lundi au jeudi: Cette semaine encore, je continue sur ma lancée et continue de prévoir les prochaines arrivées des groupes italiens. Ma tache principale : trouver un hotel (à Fort William) près du Loch Ness pour le groupe arrivant dimanche prochain ! Une tache difficile sachant que tous les hôtels sont déjà complets… Au final, nous avons du séparer le groupe dans 4 hôtels différents…
Ensuite, j’ai aussi eu le droit à une surprise lundi: une agence française a appelé car ils avaient des clients bloqués à Belfast pour une nuit supplémentaire (à cause d’un vol annulé). Il a donc fallu que je leur trouve un hotel d’urgence : ils voulaient faire le check-in à 14h00 et m’ont appelé à midi !! Apres quelques coups de fils, j’ai pu leur trouver un hotel à deux pas de l’aéroport.
Ensuite, j’ai aussi pu m’occuper de la facturation des clients : j’ai créé les factures pour les 3 premiers circuits pour les italiens.
Enfin, j’ai eu une réunion avec ma tutrice afin qu’elle vérifie le travail et les réservations que j’avais fait sur le dossier Batista : tous les hôtels, les visites et les transports.
Vendredi : J’ai pris un jour de repos bien mérité après un mois de juillet très long et très mouvementé !
Ma seizième semaine – du 27 au 31 juillet
Ma mission de la semaine : gestion des groupes italiens et cotations pour 2016
Du lundi au vendredi: Mes missions de la semaine sont toujours les mêmes : réservation des visites, gestion des réservations dans les hôtels, mise à jour des rooming list et création des documents à donner au guide (vouchers, affiche pour le bus, fiche d’évaluation du déroulement du circuit…). J’ai aussi continué à créer les factures pour le prochain circuit.
Ensuite, je suis aussi toujours en charge du groupe Batista faisant un voyage d’un mois à travers le Royaume-Uni. Pour cela, j’ai dû créer l’itinéraire technique à envoyer au client afin qu’il vérifie tous les services que nous avons réservé.
Enfin, on m’a donné une nouvelle mission : créer les cotations à envoyer aux clients pour 2016. Il s’agit de séries : c’est-à -dire que ce sont des groupes qui voyageront chaque semaine entre Juin et Septembre et qui auront à chaque fois le même programme. J’ai donc dû créer un récapitulatif (sous format Excel) de tous les tarifs des hôtels, des visites et des bus ce qui nous a ensuite permis d’établir le prix du « package » et de faire une offre au client.