L’entreprise :

 

Atlas Travel Solutions est un tour opérateur britannique spécialisé dans la production de voyages de groupes au Royaume-Uni et en Europe pour des groupes venant de partout dans le monde.

Ils ont deux bureaux :

• un bureau principal à Londres qui s’occupe des voyages à destination de l’Angleterre et du Pays de Galle

• un bureau à Edimbourg qui s’occupe des voyages à destination de l’Ecosse et de l’Irlande

Pour mon stage, je suis dans les locaux d’Edimbourg. Ce dernier a ouvert en Octobre dernier et donc l’équipe est très récente. Pour le moment, il y a 5 employés et 2 stagiaires mais l’entreprise continue d’embaucher.

 

 

 

L’équipe :

 

Nous sommes donc 7 en tout et l’équipe très multiculturelle:

- Pasquale, le patron de l’entreprise : il est Italien et parle très fort (il me fait un peu peur avec sa grosse voix !) mais il est gentil.

- Jayne, la femme de Pasquale et comptable de l’entreprise : elle n’est au bureau que 2 jours par semaine et est gaga de Bruno (voir qui est Bruno ci-dessous). C’est la seule écossaise de l’entreprise !

- Joanne, ma tutrice : une anglaise qui a la tête dans les nuages mais qui est toujours là pour me donner quelque chose à faire (au moins je ne m’ennuie pas !).

- Mauro, chargé des groupes italiens : le deuxième italien de l’entreprise. Il parle lui aussi très fort mais est toujours disponible pour aider quand on ne comprend pas quelque chose.

- Keiko, chargée des groupes Scandinaves : une japonaise qui s’occupe des pays scandinaves (peu commun haha). Elle est très gentille et toujours joyeuse ! Par contre, je ne comprends pas toujours ce qu’elle dit (mais je m’accroche !)

- Farina, l’autre stagiaire : c’est une allemande en stage à ATS pour 6 mois. Elle est devenue une amie à moi et on rigole bien ensemble !

- Bruno, la mascotte : bon, Bruno n’est pas un employé. C’est le chien de Pasquale et Jayne ! Il passe sa journée à dormir dans son panier ou à aboyer mais c’est agréable d’avoir un animal au bureau (il parait que ça détend !).

 

 

 

Mes missions :

 

Demande de disponibilités aux hôtels: il faut préciser les dates, le nombre de chambres, le type de chambres (single, double ou triple), la pension (Bed & Breakfast ou Dinner Bed & Full Breakfast) et prendre des options si les prix nous conviennent.

 

Création de circuits originaux pour la clientèle française: pour créer ces circuits, je dois d'abord faire des recherches selon le thème du circuit (Game of Thrones, Art, Gastronomie...). Puis, je fais une liste des actvités possibles et du lieu où elles se trouvent afin d'évaluer les distances et les temps de parcours. Après cela, il faut organiser le circuit en étapes puis déterminer les activités à faire par jour et le temps approximatif de visite. C'est une étape assez compliqué parce que les journées doivent être bien remplies mais pas trop non plus. Une fois ce programme jour par jour établi, il faut chercher les hôtels (généralement des 3 étoiles) et faire la cotation. Pour cela, il faut faire une liste de toutes les prestations et de leur prix. Enfin, il faut mettre en page le programme avec des photos qui attireront les clients.

 

Réponse au téléphone: "Atlas Travel Solutions, Elodie's speaking, hello". Je répète cette phrase à longueur de journée. Il ne faut pas croire mais répondre au téléphone est une tâche assez complexe: il faut bien comprendre la demande, prendre le nom de la personne, transférer l'appel si besoin... Cette mission est celle que j'aime le moins mais elle fait partie du travail des stagiaires donc il faut faire avec.

 

Réservation des activités, des repas, des transports: nous devons faire ça quand un groupe a confirmé sa venue. Généralement, nous réservons tout ça environ 1 ou 2 mois avant l'arrivée des voyageurs. Pour les visites, nous avons les adresses emails des réservations groupes et il suffit de leur donner le jour, l'heure et le nombre de personnes. Pour les restaurants, on peut soit appeler soit envoyer des emails. Il faut négocier le prix du repas et ensuite choisir le menu: il est très important que les voyageurs ne mangent pas la même chose deux fois de suite !! (il faut donc bien vérifier les menus avant de confirmer la réservation auprès du restaurant). En ce qui concerne les transports, Atlas a des partenariats avec deux compagnies de car de voyages. Nous contactons donc ces compagnies en priorité et si ils ne sont pas disponibles, nous essayons avec d'autres.

 

Création de rooming lists: pour les rooming lists: L'entreprise a une rooming liste "type" que nous devons adapter à chaque groupe. Il faut d'abord lister les hôtels avec les dates de séjour et le type de pension. Puis; il faut aujouter les noms des voyageurs et le type de chambre demandé. Pour les rooming lists, il est très important de bien revérifier tous les noms.

 

Gestion des dossiers: il faut d'abord rentrer la demande dans le registre. Cela permet d'avoir un numéro de référence et de pouvoir savoir qui s'occupe de quelle demande ect.. Ensuite, Il faut créer un dossier (dans une pochette cartonnée): c'est dans ce dossier que nous mettrons les emails, les confirmations de réservation et les factures. Il est très important de toujours le mettre à jour afin de ne pas perdre le fil de l'avancement du dossier.

 

Aide à la mise en ligne de Tourplan: Tourplan est un système de réservation d'hôtels que de nombreux tours opérateurs anglais utilisent. Atlas va mettre le sien en fonction d'ici quelque mois. Ma tâche est de vérifier que tous les hôtels d'Ecosse y sont rentrés et que les informations les concernant sont correctes (adresse email, site internet, catégorie...). Et si des hôtels ne sont pas encore dans le système, c'est à moi de les y rentrer en ajoutant toutes les inormations nécessaires.