Ma quatrième semaine – du 4 au 8 mai

 

Mon challenge de la semaine: Découvrir le fonctionnement de la comptabilité dans un tour opérateur.

 

Lundi : Pour ce lundi, j’ai eu le droit à un « Day off » parce que ma sœur est venue me rendre visite ! Alors, j’en ai profité pour faire une excursion à la journée dans les Highlands.

 

Du mardi au vendredi : Cette semaine, ma tâche principale a été de m’occuper de la mise en ligne des hôtels dans le nouveau système de l’entreprise. Mon boss a demandé aux autres employés de ne rien me donner d’autre à faire... Du coup, les journées sont longues ! Heureusement, quand je commence à en avoir marre de faire ça je peux me détendre en avançant sur le projet du circuit Game of Thrones ! J’en profite d’ailleurs pour le finir et pour l’envoyer au client (en espérant que ca lui plaise !). Je m’occupe aussi de facturer les prestataires pour un groupe qui est actuellement en train de faire son circuit.

 

Résumé de mes tâches de la semaine:

- Tourplan

- Création du circuit Game of Thrones

- Facturation (demande de factures, vérification des factures et paiement)

 

 

 

 

Ma cinquième semaine – du 11 au 15 mai

 

Mon challenge de la semaine: Gérer les modifications et annulations de dernière minute pour le groupe dont je m'occupe.

 

Lundi : Aujourd’hui, l’entreprise a accueilli deux nouveaux employés : Eugene et Francesca (deux italiens). Il n’y a pas beaucoup de place dans le bureau du coup ils n’ont pas encore de bureaux attribués mais ça va venir ! Atlas Travel Solutions est une entreprise florissante à Edimbourg. Pasquale fait passer des entretiens presque tous les jours (je ne sais pas ou ces personnes seront installées dans le bureau : peut être que nous allons changer de bureau – qui sait ?).

 

Du mardi au vendredi : Cette semaine m’a parue IN-TER-MI-NA-BLE !!!

Depuis mardi, les problèmes n’ont pas arrêté de s’accumuler avec le groupe Havas Voyages dont je suis en charge : ils veulent ajouter des prestations et en plus 2 voyageurs ont annulé. Du coup, je dois contacter TOUS les prestataires pour leur demander de modifier le nombre de participants et de nous envoyer une nouvelle facture – la galère !! Je passe donc mes journées à attendre ou à gérer les conflits ! (Et cette semaine je n’ai rien d’autre à faire pour me détendre…).

Enfin si, pour se détendre, Farina et moi avons été boire une bière jeudi soir après le travail – rien de mieux pour décompresser !!!

 

Résumé de mes tâches de la semaine:

- Modification de l'itinéraire du groupe Havas

- Prise de contact avec tous les prestataires pour changer le nombre de voyageurs et re-confirmer que tout est bien réservé

 

 

 

 

Ma sixième semaine – du 18 au 22 mai

 

Mon challenge de la semaine: Finir de préparer l’arrivée du groupe Havas Voyages et gérer le service après-vente pour d’autres groupes.

 

Du lundi au vendredi : 

Cette semaine a été différente des autres. Je suis d’habitude en charge de la préparation des voyages avant l’arrivée des groupes sur place. Mais, cette semaine je me suis occupée de gérer le groupe lorsqu’il est sur place et après leur retour chez eux.

Pour le groupe Havas Voyages, j’ai commencé par vérifier que leur arrivée sur place s’était bien passée : pour cela, j’ai pris contact avec la guide. Ensuite, j’ai du revérifier (pour au moins la 4ème fois) que tout était bien réservé et aux bons horaires.

Ensuite, j’ai du lister et répondre aux réclamations d’un autre groupe français venu visiter Edimbourg en avril. Ils avaient principalement des remarques sur les hôtels ; mon rôle a donc été de vérifier auprès de la guide et des hôtels si ces remarques étaient fondées et si nous pourrions éventuellement obtenir un remboursement d’une partie de ce que nous avions payé ou un geste commercial afin de satisfaire le client. Au final, les hôtels ayant refusé de faire ce geste commercial, nous avons du rembourser un peu d’argent au  client afin qu’il soit satisfait.

Ensuite, je me suis aussi occupée de la facturation des clients et de la mise à jour des frais de l’entreprise. Pour chaque groupe, nous devons remplir une « costing sheet » résumant tout ce que nous avons payé, quand nous l’avons fait et comment (transfert, carte bleue, paiement après départ…). Elle est sous format Excel et il me suffit de mettre à jour le statut et le montant des paiements quand ils ont été faits.

D’autre part, j’ai aussi fait d’autres taches plus habituelles telles que des demandes de disponibilités auprès d’hôtels, des vouchers et vérifications de factures.

Enfin, ma dernière tache de la semaine a été de demander aux hôtels s’ils pouvaient nous réserver des allotements pour des groupes italiens et espagnols qui arriveront chaque semaine de juin à septembre 2016.

 

Résumé de mes tâches de la semaine:

- Service après-vente: gestion des plaintes, remboursement client décu...

- Facturation

- Demande de disponibilités des hôtels

- Réservation d'allotements pour l'année prochaine

 

 

 

 

Ma septième semaine – du 25 au 29 mai

 

Ma mission de la semaine : mettre à jour le gros dossier dont je vais être en charge les prochaines semaines (groupe Batista).

 

Du lundi au vendredi : Toute la semaine, ma tâche principale a été de m’occuper du dossier d’un groupe d'Uruguayens voyageant entre le 15 aout et le 6 septembre 2015. Pour ce dossier, je dois : vérifier que toutes les réservations sont faites (bus et hôtels), créer la rooming list, réserver les visites et les guides, modifier le nombre de voyageurs dans les réservations faites et créer l’itinéraire final.

J’ai donc passé ma semaine à m’occuper de ce groupe.

Cette semaine, nous avons aussi eu une nouvelle formation Tourplan afin que l’on puisse savoir comment créer des réservations, des vouchers, des programmes et des factures pour les futurs groupes.

Enfin, j’ai aidé l’un des voyageurs du groupe Havas Voyages (voyageant du 21 au 28 mai) à retrouver son appareil photo. Il l’avait oublié la veille au soir lors du Scottish Evening à la Prestonfield House. J’ai été informée de cette perte par un employé de Prestonfield. Ensuite, j’ai appelé la guide pour savoir si personne n’avait oublié un appareil photo. Après quelques recherches de sa part, nous avons fini par trouver la personne qui l’avait perdu. J’ai donc rappelé Prestonfield pour savoir ce qui était possible : au final, ils ont commandé un taxi qui a ramené l’appareil photo à son propriétaire (toute une aventure pour un petit appareil photo !!).

 

Résumé de mes tâches de la semaine:

- Vérification des réservations faites pour le groupe Batista (visites, hotels, guides, transport...)

- Formation Tourplan